Så får du ut mest av ditt BRF-register

Att ha korrekt och aktuell information om bostadsrättsföreningar kan vara avgörande för företag som riktar sig mot fastighetsrelaterade tjänster, underhåll, energi, försäkringar eller kommunikation. I denna guide går vi igenom hur du kan använda ett BRF-register på bästa sätt – från urval till kontakt och uppföljning.

Så använder du BRF-registret för att växa din verksamhet

Innan du beställer ett register är det viktigt att klargöra vad du vill uppnå. Några vanliga mål:

• Riktade kampanjer mot BRF:er i specifika områden
• Försäljning av serviceavtal eller underhållslösningar
• Marknadsanalys av hur många BRF:er i en region som inte har tillval som energideklaration eller underhållsplan
• Underlag för utskick, event eller samarbeten

När du vet syftet blir det enklare att välja rätt urval och tillval.

Välj rätt omfattning och urval

Ett register kan användas på flera nivåer och med olika filtreringsmöjligheter

• Rikstäckande register – alla BRF:er i Sverige
• Läns- eller kommunregister – om du vill fokusera på en specifik region
• Skräddarsytt urval – välj utifrån kriterier som storlek (antal lägenheter), byggår, geografisk zon eller fastighetstyp

Genom att filtrera smart kan du undvika att betala för irrelevanta poster och istället nå rätt målgrupp.

 Beställ och leveransformat

När du beställt får du vanligtvis data levererad digitalt, ofta i Excel-format. Se till att:

• Kolumnerna är tydligt märkta (adress, styrelse, kontaktperson)
• Filen är kompatibel med dina system (CRM, e-postprogram etc.)
• Ev. tillval (telefonnummer, e-post, energidata) är med om du beställt det

Flera registerleverantörer erbjuder också färdiga adressetiketter eller adresser i format som passar direkt för massutskick.

Etik och GDPR – hantera data korrekt

Att använda kontaktuppgifter mot BRF:er kräver att du hanterar informationen enligt dataskyddslagstiftning (GDPR). Några viktiga punkter:

• Använd bara de uppgifter som är relevanta
• Säkra att du har rätt att kontakta personer (t.ex. marknadsföring via e-post kräver samtycke eller berättigat intresse enligt lag)
• Ge möjlighet att avregistrera sig från utskick
• Radera eller arkivera gamla registerposter som inte längre är relevanta

Genom att följa reglerna stärker ditt varumärke och undviker juridiska risker.

Förbered dina kommunikationsmaterial

När du har registret kan du:

• Segmentera listan (t.ex. stor förening, äldre bostäder, kommunområde)
• Skräddarsy budskap – föreningar i stadiga områden kan ha andra behov än i nyproduktion
• Förbereda e-postmallar, tryckta utskick eller digital annonsering

Använd tydliga rubriker, relevanta erbjudanden och visa att du förstår BRF:ernas verklighet.

Genomför kontakterna med strategi

När du tar kontakt:

• Gå via styrelsen eller kontaktpersonen som finns i registret
• Presentera dig kort och tydligt – vem du är, vad du erbjuder och varför det är relevant
• Följ upp med kompletterande information eller inbjudan till möte
• Dokumentera vilka föreningar du kontaktat och vilken respons du fått

En genomtänkt och respektfull approach ger större chans till positiv respons.

Utvärdera och optimera insatsen

Efter några veckor eller månader:

• Mät svarsfrekvens och genomslag
• Identifiera vad som fungerade bäst (region, typ av förening, budskap)
• Justera urval och budskap efter insikterna
• Uppdatera registerposter – ta bort felaktiga eller inaktuella kontakter

Genom att ha en återkommande process kan du bygga en databas som ständigt blir bättre.

Sammanfattning

Att använda ett BRF-register på ett strategiskt sätt kan ge dig effektiva kontakter, riktade kampanjer och värdefulla insikter om marknaden. När du kombinerar rätt urval, relevant budskap och respektfull kontakt skapar du förutsättningar för långsiktiga samarbeten med bostadsrättsföreningar.